一文讲清楚如何进行主数据编码

主数据编码作为一类重要的数据资源，在信息化建设中具有重要的地位和作用，是保证现有信息系统和未来新系统建设成功的关键因素，决定着系统中的信息一致性。

编码，是一件简单的事情，但绝对不是一件容易做好的事情；是一件重要且有意义的事情，但绝对不是每家企业都能做好的事情。

如何更高效的进行主数据编码，本文从以下几个方面来讲清楚：

1.  为什么要制定编码

2.  如何制定编码规范

3.  编码规范如何应用

4.  编码管理的注意事项

01为什么要制定主数据编码

主数据是各信息系统共用的“标准化语言”，在进行企业主数据的治理时，常常会建立一套对应的编码，如物料编码、供应商编码、人员编码等等。每套编码规则都不尽相同，那么为什么需要去定制一套编码呢？

举例企业进行信息编码的目的和一些常见需求：

1.一物一码

让每一个物品或者物品类别进行对应唯一一个编码，让这个编码贯穿采购、生产、入库、销售、记账等业务环节，是各个业务部门进行高效协作的基础。

2.分配编码段多点同时编码

由于编码工作无法有一个唯一入口完成，造成了分布在企业内不同地点的工作人员均有权生产某个主数据的编码。为了避免重复，可以在编码规范中实现建立编码段，再将这些编码段分配给各个不同的编码地点，有效避免出现编码重复现象。

3.进行有意义编码使得物品信息更容易获取

编码中将大量的属性信息转变为编码中某个特定位的特定码，这样操作人员就能够即使仅仅看到编码，也能够获取到很多主数据的属性信息。

4.能够自行编码

如果编码规范对每一位的编码都进行的规范和定义，每当遇到一个新的主数据时，该数据可以自动根据规范生成编码，降低人工工作量。

总的来说，编码的目的在于将数据编码化繁为简，便于主数据的管理。主数据编码用于机器识别，重点解决的是异构系统之间的数据映射问题，是数据集成的基础。

02主数据编码设计规范

信息化的过程中，为了便于计算机处理信息，需要给企业的各类信息（人员、物资、机构等）进行编码。信息编码一般由数字和字母组成，编码位数由编码对象的多少决定，同时还要遵循一定的信息分类和编码原则。

（一）编码原则

主数据编码是保证数据的唯一性、一致性的关键属性。通过对主数据分类编码的标准化，杜绝自然语言描述下的不规则和理解的二义性，便于实现计算机信息处理，以提高信息管理的效率。

因此，编码设计当然有一些原则需要去遵守，比如编码要有全局性，唯一性、适度性、灵活性、扩展性等。对于唯一性与扩展性，换句话说，当一些新的物料数据进来以后，我们能方便添加更多的编码进来，而此时的编码也需要是唯一的，也就主数据编码只能对应一个确定的实体对象。编码过程中遵循以下总体原则：

1.全局性

制定全集团统一的物料编码标准，制定全集团下属单位内使用统一的数据标识，通过采用统一的数据名称，增强物资数据可读性，减少歧义性，提高沟通效率

2.唯一性：

相同的数据，在不同的部门、不同的单位采用并能保证统计分析口径的一致性，为上层决策提供基础，增强数据的可比性同一编码，保证数据的唯一性，可以避免数据的冗余。

3.适度性

物料编码标准的制定满足相关系统的要求，同时编码规则适度不宜太复杂，用户维护和使用便利，编码资源耗用合理，编码长度合理。

4.灵活性

数据查询、报表制定等操作方便和高效，便于客户化定制开发。

5.扩展性

在业务需求发生变化时候，需要制定新的物料编码要求，对于原有的物料编码可以对其进行扩展以满足新的业务需求，避免全盘重新编码的巨大工作量。

（二）编码方法

主数据编码一般采用数字的形式进行编码。通常情况下，会使用系统自动生成的流水码来作为主数据的编码。关于编码方法，业内通常有三种方式，即顺序码、层次码、组合码。

1.顺序码

在一个有序的字母、数字或者字母加数字的集合中，顺序地为编码对象分配编码。顺序码包括三种类型：递增顺序码、系列顺序码和约定顺序码。

2.层次码

该编码方式以线分类为基础，下位类包含在上位类中，层次码的编码基础是编码对象各层级间特性的差异，将编码对象编成连续递增的复合代码。

3.组合码

顾名思义即顺序码+层次码的组合，如下图所示的编码结构示例，它是一个组合码。  

以物料主数据为例，可以将物料主数据分类码分为大类码、中类码、小类码，物料编码采用10位流水码，编码宜采用阿拉伯数字；编码应简单化，不宜用具有特殊含义的字符进行编码；各类物料编码规则和长度应保持统一，并且采用流水码——可以保证编码的唯一性，就是通常所说的“一物一码”。

当然，以上三种编码方式他们各有优缺点，如下图所示。我们建议在选择编码方法时，先基于对各编码方法优缺点分析，结合企业自身现状特点，初步选取候选编码方法；然后召集业务人员、技术人员、相关负责人等涉及人员集中讨论，初步达成统一意见；最后形成编码方案，向高层汇报，取得高层确认。

编码制定的过程是需要进行大量的讨论和确认，才能形成一个好的编码方案。在现实中，正是因为企业编码不统一、造成了后续采购以及存储等一系列问题，所以编码方案一旦确定出来，实施人员就需要与客户的高层进行确认。

03如何通过系统进行编码管理

当确定编码规则后，如何通过软件进行管理呢？亿信华辰睿码主数据管理平台作为一款主数据管理软件，也是可以进行编码管理的，如下图所示是编码规则的制定，在这个过程中，看到有许多种规则，包括固定字符、流水号，以及从数据层进行取数，这样的编码方式可以覆盖更多的场景，包括顺序码、层次码以及组合码。

睿码主数据管理平台支持如下编码类型生成编码：

1.流水号：

给定一个数字大小范围，有顺序地给数据生成编码。编码规则中可定义长度范围与递增步长。

2.字段：

可以选择主数据模型视图中的对应的字段，对应字段的值为所生成的编码。

3.日期时间型：

可根据需求配置不同格式的时间戳以生成编码。

4.固定字符串：

在固定字符串的生成规则中可以随意填写字符串编码条件生成编码。

04主数据编码的TIPS

主数据编码似简单，但在应用过程中却没有那么简单。拿物料主数据来说：

Q：同一种物料，供应商不同，那么在主数据管理是给一个码还是多个码？

A：这种情况，一般来说设计环节、生产环节只需要一个物料码，而财务核算可能是要分开核算的，物料的给码建议：如果仓库区分摆放，分开管理，且不同供应商价格变动大影响产品成本，建议设置多个代码。如果库房没有分开管理，实物无法区分是哪个供应商的，价格变动较小，建议设置一个代码。

Q：同一种物料，型号、规格都相同，但颜色不同，是给一个码还是多个码？

A：这种情况是物料管理的颗粒度问题，同时也反映出了企业的管理颗粒度。对于精细化管理的企业，显然是要分码管理的，虽然是同一种物料，即便型号、规格相同，制造成本相同，但由于颜色的不同，可能面对的客户受众不同（细分市场不同），价格和销量也不一定相同。这种情况，是必需要分不同的物料码管理的。但如果颜色这个属性对于销售业务，以及下游的客户市场影响不大，甚至没有影响，是可以作为一个物料进行管理的。