企业内部、与合作伙伴/客户文档协作如何高效安全地收集资料？

在企业的日常运营与对外合作中，「文件收集」是一项特别常见的文档协作需求。例如，公司举办项目经验分享大会，组织者需要提前收集演讲者的材料；新项目启动时，项目经理需要快速收集技术方案和报价方案以便招投标和商务活动；人力资源部组织新的培训计划时，需要讲师提交课程大纲和培训幻灯片，可能还会收集员工的培训需求调查问卷；年末时，企业需收集各部门的年终总结和来年的工作计划；市场部门日常需要收集各个供应商发过来的市场调研报告；客户服务部门可能需要汇总客户反馈和案例。

传统的做法有邮件、Windows共享、FTP服务器、公共云盘等等，但这些方式存在一些不足。

首先，邮件不适合发送大附件，由于编解码协议的技术原因，发送20MB的附件，邮件大小可能会膨胀33%到27MB，无论是用户发资料邮件还是收集者接收大邮件，都将体验到难以忍受的蜗牛般的速度，而且大附件会长期占用所有相关用户的邮箱容量，造成不必要的浪费。此外，收集资料的邮件分散，容易遗漏某位员工的资料，其他员工想要获取共享资料还需要二次转发。

如果在自己的电脑开启Windows共享，其他协作用户只能在同一个局域网内访问，而且必须保持电脑始终处于开机状态才能收集到资料。如果使用公司公共Windows共享空间或者FTP服务器的话，则需要企业IT管理员额外分配共享目录和配置权限，走流程相对麻烦，而且这种方案的权限管理也比较简单，如果想要实现让每个用户只能看到自己上传的资料，而不能看到其他人上传的资料，那么IT管理员就需要做特别繁琐的权限配置工作。

使用公共云盘是一个常见的做法，例如百度网盘、企业微信的微盘、钉钉的钉盘等等，但这种方案下，资料就会流转到公共互联网，增加了数据泄露风险，还有就是强迫其他员工或者外部客户也需要注册使用网盘账号才能使用，同时，这种方式也会面临和FTP类似的问题，就是无法实现让每个用户只能看到自己上传的资料，隐藏其他人上传的资料。

那么丰盘ECM产品是如何解决这样的问题？

有时效的链接分享

我们知道，在丰盘ECM里，所有文档都是存储在有且唯一的「文档空间」，可以是个人空间，或者组织架构自动同步的部门级空间，或者是跨部门创建的项目级空间。权限统一都是由各个文档空间的管理员自行管理，不需要事事经由企业IT管理员，大幅减轻企业IT管理员的管理配置负担。

而对于一些临时性的文件分享、资料收集的场景，为此单独创建一个文档空间显然比较笨重，事后还得记得删除回收，不太便利。为了，丰盘ECM产品在常规的文档空间权限体系之外引入了有时效限制的链接分享特性。

用户可以在任意文档空间的任意目录右键菜单点击「分享设置」，配置对内分享链接的权限。链接分享默认都是有时效的，过期系统会自动销毁分享链接，其他人将无法再次访问该收集目录，但已收集资料不受影响。

隐藏他人上传的文件

默认分享权限是仅在线预览，这意味着每个用户都能看到其他人的资料，我们可以切换至「仅管理自己文件」的权限配置。将分享链接直接发到内部用户群里，用户点击链接后即可将本地资料上传至该目录下，并且也看不到他人上传的资料。

分享给企业外部的用户？

在常规的链接分享功能里，用户必须登录内部网盘账号之后才能上传资料。而如果想要收集企业外部合作伙伴或者客户的资料，直接把给客户开通内网账号是不太妥当的，尤其是私有网盘通常部署在企业内网，外部用户也无法访问。

丰盘ECM通过专用端口隔离技术更安全地实现了企业对外分享的场景，配置流程和对内分享基本一致，最重要区别就是选择「邮箱认证」方式，因为邮箱账号的通用型更强，不需要对接任何第三方互联网账号体系，客户可以使用自家企业邮箱，或者QQ邮箱都可以登录。