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Excel技巧(一)

快捷键技巧

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选取某一行的数据直到最后一行:【CTRL + SHIFT + ↓ 】或者选取一行后按住SHIFT键,双击下边线就可以快速选取区域。

如果表格中有多行空行,可以先按CTRL + SHIFT + END,再按CTRL + SHIFT + 上下键调整,快速选取全部区域。

隐藏表格数据

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上下限范围取值

对下面的系数,取下限为0,取上限为2.(如果低于0则为0,如果高于2则取2,0-2之间则取原数)。

注:MAX表示取最大值,可用来设定下限;MIN表示取最小值,用来设定上限。

函数

SUBSTITUTE函数:文本字符串中用new_text替代old_text

该函数的语法为:SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,[instance_num])
【Instance_num】为一数值,用来指定以new_text替换第几次出现的old_text。如果指定了instance_num,则只有满足要求的old_text被替换;如果缺省则将用new_text替换TEXT中出现的所有 old_text。

公式中两个负号(–),一个负号是把文本型数字转换成负数值,另一个负号是把负数值转换成需要的正数。
也可以使用“-0”、“+0”、“^1”、“*1”、“/1”等等方法来转换。

LEN函数:返回文本字符串中的字符数

该函数的语法为:Len(text)
汉字、英文字母、数字、标点符号(半角状态、全角状态)都是按1个字符计算。

LENB函数:返回文本字符串中用于代表字符的字节数

该函数的语法为:Lenb(text)
汉字、全角状态下的标点符号,每个字符按2个字节计算
英文字母、数字、半角状态下的标点符号,每个字符按1个字节计算。

LEN、LENB组合使用

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提取文本中的汉字:

提取文本中的数字:

SUMIF函数:对报表范围中符合指定条件的值求和

该函数的语法为:SUMIF(range, criteria, sum_range)

  • Range为条件区域,用于条件判断的单元格区域。
  • Criteria是求和条件,由数字、逻辑表达式等组成的判定条件。
  • Sum_range为实际求和区域,需要求和的单元格、区域或引用。

SUMPRODUCT函数:在给定的几组数组中,将数组间对应的元素相乘,并返回乘积之和

该函数的语法为:SUMPRODUCT(array1, [array2], [array3], ...)

EXACT函数:用于检测两个字符串是否完全相同

如果两个参数完全相同,EXACT函数返回TRUE值;否则返回FALSE值。
该函数的语法为:EXACT(字符串,字符串)

SUMPRODUCT、EXACT组合使用

SUMIF函数不能区分产品代码的大小写
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公式:=SUMPRODUCT((--EXACT(F2,B2:B7)=1)*D2:D7)

日期函数

DAY函数:返回一个日期的天的函数

该函数的语法为:=DAY(日期)

MONTH函数:返回一个日期的月的函数

该函数的语法为:=MONTH(日期)

YEAR函数:返回一个日期的年的函数

该函数的语法为:=YEAR(日期)

DATE函数:返回指定参数下的日期

该函数的语法为:=DATE(year,month,day)
该函数的三个参数分别为年,月,日。使用这个函数可以构造日期序列。该函数的最小的日期为1900-1-1,最大的日期为9999-12-31.

EDATE函数:返回指定日期几个月后的日期是哪一天

该函数的语法为:=EDATE(日期,要经过几个月)

TODAY函数:返回当前系统日期的函数

该函数的语法为:=TODAY(),没有任何的参数,该函数是一个易失性函数,每次找开工作表或者激活单元格的时候都会重新计算一遍。

DATEDIF函数:计算两个日期之间的差额

该函数的语法为:=DATEDIF(开始日期,结束日期,类型)
其中结束日期不能小于开始日期,第三个参数一般有下列几种:

  • “y”:时间段中的整年数。
  • “m”:时间段中的整月数。
  • “d”:时间段中的天数。
  • “md”:start_date与end_date日期中天数的差。忽略日期中的月和年。
  • “ym”:start_date与end_date日期中月数的差。忽略日期中的日和年。
  • “yd”:start_date与end_date日期中天数的差。忽略日期中的年。

随机函数

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RAND—随机生成0-1之间的小数

=RAND()

RANDBETWEEN—随机生成整数

=RANDBETWEEN(bottom,top)

CHAR—随机生成字母

大写字母:
=CHAR(64+RANDBETWEEN(1,26))
小写字母:
=CHAR(96+RANDBETWEEN(1,26))

INDEX—随机抽奖

公式错误

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DIV/0!

DIV是除数英文(divisor)的缩写,而【/0】表示除数为0。
当使用公式,除数为0时就会显示【#DIV/0!】错误值。

REF!

REF 是引用的英文缩写(reference),当函数公式中的单元格引用被删除时,就会显示【#REF!】错误值。

NULL!

当公式计算没有交叉区域,就会显示【#NULL!】错误值。
SUM(C2:C7 D2:D7)的意思是求这两区域的交叉部分的合计,因为这两区域没有交叉的部分,所以显示错误值。

N/A

当找不到要查找的值时就会显示【#N/A】错误值。

VALUE!

当文本参与数值运算时,就会显示【#VALUE!】错误值。
对B2、C2单元格求和,由于B2单元格775元是文本,无法参与数值运算,所以显示了【#VALUE!】错误值。

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