图纸等敏感文件数据外发时 如何确保效率和安全性？

很多企业随着业务的发展，需要频繁的与外部供应商、合作伙伴之间进行数据的交换和使用。尤其是制造型企业，可能每天都要与几十、上百家供应商及合作伙伴进行产品数据交换。目前，大多数企业已经在内部实施了PDM/PLM系统，实现了对组织内部产品研发过程的管理，但仍难以解决企业对外部研发数据交换的问题。

目前一种常见的文件外发方式是，工程师将数据从PDM/PLM系统中检出，然后通过邮件、FTP或网盘等方式将数据发送给上下游合作伙伴。尽管这种方式实施成本低，但却无法满足企业对于文档外发管理完整流程管控的诉求，在众多环节存在巨大挑战：

• 如何控制所有外发行为必须经过审批，全过程的外发记录、审批记录、上传下载记录都有据可查。
• 如何规范所有数据必须通过统一外发通道发出，并且阻断其它非法的流出途径。
• CAD图纸外发共享，可能需要通过多个部门，流程复杂不连续，设计人员难以跟踪发放进度，导致对外协同效率低下，影响产品研发进度。
• 当数据体量较大时邮件无法发送，使用第三方网盘无法保证数据安全性。
• 采用自架FTP方式，耗费维护人力，也无法解决业务审批、历史审计等问题。

所以，这类企业需要建立一套安全、高效、统一的文件交换平台，类似于《Ftrans制造业图纸文件安全外发解决方案》这种，可以帮助制造型企业，建立安全可控、全程记录的文件外发统一通道。

该方案的主要功能特色有：

1、外发行为审批，确保外发数据合规

根据预置条件，自动发起不同的审批流程。支持多级审批、多人审批、会签、或签。支持自定义格式的审批附加信息表单。可与OA或工作流引擎进行审批流程集成。

2、外发记录与审计，实现事后可追溯

对外发、审批和操作记录等进行审计。外发数据自动归档，可提取历史外发文件进行内容审计。多级审计权限，对不同范围人员进行审计。

3、外发内容检查与处理，保障数据安全性

内置杀毒引擎，自动进行防病毒检查，未通过杀毒检测的文件无法进入内网。可根据文件类型、文件大小、关键词等进行过滤筛查，根据识别结果自动阻断或转为人工审核。传输链路加密，自动交换安全证书，一传一密，杜绝链路嗅探。

4、高性能高可靠，提升业务效率

采用高速传输协议，带宽利用率80%以上。支持超大文件和海量文件的数据外发。支持断点续传，文件内容校验，100%保证文件正确性。

5、内外部账号管理，灵活配置权限

支持用户、用户组、组织单位，可与LDAP/AD域集成。内置外部用户账号管理，可与供应商管理系统对接同步。控制外发人员范围、个人存储配额，可对文件类型、大小等特征进行限定。

6、收集链接功能，便捷收集外部文件

可根据业务需要，选择创建公开链接或者私密链接，一对多群发，可设置验证码、有效期、提交次数、邮件通知等配置，及时掌握收集的文件动态。可上传不限大小、不限数量的文件，支持文件夹的上传下载，可批量下载同一用户不同时间上传的所有文件。

图纸等核心资料是企业运营的核心支柱，《Ftrans制造业图纸文件安全外发解决方案》可以使企业可以在一个平台内，自动化地完成数据发送、内容检查、审核审批、消息通知、数据接收、历史审计、归档销毁的完整业务过程，实现了对文档外发管理全生命周期的可见性。