“数字档案室测评”相关参考依据梳理

数字档案室建设无疑比数字档案馆建设应用范围更为广泛，涉及的单位类型和专业领域也更多。这一点从国家档案局的机构设置上也可以看出端倪：

国家档案局两个内设业务指导司中，档案馆(室)业务指导司主要针对档案馆和机关档案室，而经济科技档案业务指导司则主要针对企业档案工作。由于企业档案工作主要是以企业档案室为主，结论就显而易见。

关于数字档案馆建设、数字档案室建设以及企业数字档案馆（室）建设国家档案局先后发过三份指南，这也是本文讨论主题的最基础依据：
 

在这三份指南中，相对而言，《企业数字档案馆(室)建设指南》发布时间最晚，也最为详细，已经基本可以满足系统测试和工作评价的要求，而《数字档案馆建设指南》与《数字档案室建设指南》则相对比较宏观，以框架性的指导意见为主，要满足系统测试和工作评价的要求，还需要制定更为详细的《测试办法》或者《评价办法》。

于是，国家档案局又先后发布了档办发[2014]6号《数字档案馆系统测试办法》与档办发[2016]3号《数字档案室建设评价办法》，分别给出了《数字档案馆系统测试指标表》与《数字档案室建设评价指标》。有关《数字档案馆系统测试办法》的详细解读参见本公众号文章《数字档案馆系统测试指标体系解读》。有关《数字档案室建设评价指标》的详细解读，敬请关注本公众号的后续文章。

我们再来看看企业数字档案馆（室）的建设评价工作，对照《企业数字档案馆(室)建设指南》可知，企业数字档案馆（室）包括以下六个方面的建设内容：

 

建设评价工作自然也应该从这六个方面展开，针对《企业数字档案馆(室)建设指南》的详细解读可参考本公众号文章“《企业数字档案馆（室）建设指南》的特别之处” 。为了方便各单位自测，我们特别针对其中的“电子档案管理系统建设”部分的内容设计了一张《企业电子档案管理系统功能自测评价表》供读者参考，如下所示：

感兴趣的读者可以通过后台回复“评价表”下载。

最后，我们再来说说国家档案局开展的各类与数字档案室建设相关的试点工作。笔者梳理了一下，自2014年7月国家档案局发布《数字档案室建设指南》以来，后续又陆续发布了一系列相关文件，包括但不限于：

档函[2015]114号《关于开展数字档案室建设试点的通知》

档办发[2015]4号《关于印发《企业电子文件归档和电子档案管理指南》的通知》

档办函[2016]192号《关于组织开展企业电子文件归档和电子档案管理试点工作的通知》

档办函[2018]94号《关于确定企业数字档案馆（室）建设试点单位的通知》

档办函[2018]175号《关于确定建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目的通知》

档发[2020]2号《关于开展电子文件单套归档和电子档案单套管理试点工作的通知》

档发[2020]4号《关于进一步推进机关数字档案室建设的意见》

档办函[2021]304号《关于开展企业集团数字档案馆（室）建设试点工作的通知》

档办发[2022]3号《关于进一步加强机关业务系统电子文件归档与管理工作的通知》

需要说明的是，这些试点工作的验收并不一定都需要通过《数字档案室建设评价办法》的测评，而应该按照对应文件的具体要求来落实执行。比如“企业数字档案馆（室）建设试点”应该按照《企业数字档案馆（室）建设指南》的要求来建设，才能符合试点要求并通过最终的验收；“建设项目电子文件归档和电子档案管理试点”应该按照档发[2016]11号《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》的要求执行；“电子文件单套归档和电子档案单套管理试点”工作应根据档发[2020]2号文件的要求执行，其中指出：

“在电子档案管理方面，电子档案移交接收应符合《电子档案移交与接收办法》；电子档案数据的组织、管理、利用应科学规范，确保电子档案长期安全。电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案长期保存等环节的检测工作，应依据《文书类电子档案检测一般要求》开展”。

而“机关业务系统电子文件归档与管理试点”工作应根据档办发[2022]3号文件的要求执行，其中指出：

“国家档案局将依据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）、数字档案室建设和电子档案单套管理相关要求等开展试点效果评估工作”。“试点效果同时符合电子档案单套管理一般要求的，可以依程序认定为通过单套管理可行性评估；同时符合数字档案室建设要求的，可以依程序认定为全国示范数字档案室或国家级数字档案室”。

这其中，“依程序认定为全国示范数字档案室或国家级数字档案室”是需要以通过国家档案局组织的《数字档案室建设评价办法》专家组测评为前提的，其他方面的试点工作并没有在文件中强制要求。