大型集团借力泛微搭建语言汇率时区统一、业务协同的国际化OA系统

国际化、全球化集团，业务遍布全世界，下属公司众多，集团对管理方式和企业文化塑造有着很高的要求。不少大型集团以数字化方式助力全球统一办公，深化企业统一管理。

面对大型集团全球化的管理诉求，数字化办公系统作为集团日常使用的平台，自然需要适应企业管理升级，灵活适应国际化带来的管理发展变化和满足全球协同办公需求。

最重要的是实现信息对等，管理标准统一，推动企业的全球化布局与发展：

• 如何构建统一的工作平台，实现语言环境统一、实时沟通、信息对称、工作同步，消除区域和语言差异？

• 如何实现高效的跨国沟通、合同细节磋商、签署、境内外的供应商一体化管理等？让跨国业务更协同？

• 如何解决全球范围内的集权分权管理问题，实现灵活、合规、风险可控的集团管控模式？

泛微数字化办公系统助力全球化集团整合海内外业务，让分布在全球各地的员工能够在一个平台上随时随地协同办公。

支持多语言、多币种、多时区、多工作日历；优化国际化链路，提升国外访问速度，构建统一的全球化办公平台。

01.多语言办公环境

智能翻译、自由切换

泛微为全球化企业定制打造了多语言自由切换功能，公司用数字化办公系统能够方便地国际化协作。

能够实现整个系统支持多语言切换，包括门户、流程、文档、其他应用等，可按照员工所在的区域设定默认语言，也可以人工自由切换，让办公更灵活。

（多语言门户）

打破语言障碍，为企业员工配备智能翻译助手，在统一平台中合作更加紧密，满足跨国合作需求，项目推进更加顺利。

02.多币种汇率换算

快速设置、国际化报销

大型国际集团业务遍布全球，多币种交易的业务众多。实现多币种和汇率换算自动化，能够有效提升员工的使用体验，增强财务数据的准确性、提高核算效率。

1）灵活设置币种、汇率

通过OA建模能灵活设置币种类型，设置多币种之间的汇率库，设定多个兑换模式，财务流程支持多币种汇率结算。泛微根据企业的需求，通过低代码快速构建汇率计算模式。

（币种汇率设置）

2）多币种统一报销

通过流程引擎，构建全球一体化的线上费用报销流程；并且在费用流程中增加了原币与本位币汇率自动换算功能。

OA在其他业务系统中实时获取交易数据，利用业务系统提供的汇率转换函数，在流程申请节点与财务审核节点都会进行汇率换算抓取，最终形成准确费用明细，实现财务数据跨币种使用。

（流程节点自动换算）

3）多公司的审批权限设置

大型集团旗下分子公司多，而且不同国家的费用报销制度也不同，实现遍布全球分子公司统一报销的需求核心之一是解决审批权限问题。

泛微通过构建构建成本中心维度的矩阵，实现不同成本中心的审批权限控制。并且根据发起公司不同、发生的业务不同、费用的归集不同，费用流程流转至相应的人员进行审批。

03.多时区智能展现

灵活转化、减少沟通错误

随着企业国际化进程推进，在全球不同时区都设有办公点，需要灵活转换展示不同时区的时间，让各地员工能够准确理解系统中的时间。

OA在开启了多时区功能后，自动判定客户端所在时区进行显示。各个模块的系统默认日期+时间均会自动变更为客户端时区的时间，如人事考勤相关的流程设置、会议、日程等标准功能。

（智能展现时区）

以数据库服务器所在时区为基准，比如服务器位于中国，那么就采用东八区作为时间存储的基点，所有时区转换都是相对于此时区的转换值。

员工在访问系统时根据客户端所在时区进行自动转换，比如开国际视频会议，定义的是北京时间17点整，伦敦的用户查看会议时间为早上9点，纽约时间为早上4点。

04.多工作日历

自动匹配，适用多国假日安排

针对不同的组织架构可以设定不同的日历表，设定相关假日，展现多国的不同假日和工作日历。

针对全球调岗的情况，调岗流程中添加相关组织架构信息，根据所属组织自动匹配工作日历。

在业务处理和任务执行过程中，在流程超时提醒以及效率统计过程中会调用员工对应的工作日历做为依据。

05.多系统集成

统一入口、统一办公

全球化跨国集团部署了多系统，而且不同业务板块也独立部署了多种业务系统，分子公司需要统一管理。

泛微提供业务融合能力，轻松协助全球化集团整合企业系统，提供全面的集成场景，实现应用集成、流程集成、服务集成和数据集成，集团所有应用统一从OA系统一个入口访问，实现单点登录。

（集成其他业务系统）

06.多部署模式

优化国际链路、为办公加速

协助建立系统全球化部署策略：包括集中集群式部署方案、全球多套应用分布式方案、全球多套分布式方案、云部署解决方案、全球部署带宽加速方案等，多种方式为网络加速。

07.多管控模式支撑

多维矩阵应对国际化组织变化

全球性集团组织复杂、业务多元化。不是单一行政管理维度，还有区域、业务等多维度的组织管理，需要协同OA从行政、业务、股权、审计多方面体现组织信息。

一般来说，全球部署企业会根据业务管控模式，采用多种混合模式。

1）多维度的组织架构

泛微通过多维矩阵的组织管理，按照行政管理、业务条线、管控模式、业务特性等为全球性集团构建多维度的组织架构，将复杂多条线的组织梳理成立体矩阵式的清晰模式。

2）分权模式

明确集团统管条线流程，通过分权管理制度，确认集团和全球分子公司职责。通过全集团配置一套逻辑系统，配置集团整体组织架构和人员信息。通过各区域公司独立账套实现对分子公司权限范围内的数据、应用、流程等设定。

3）中心交换模式

通过数据交换中心，实现集团总部和分子公司信息互通，实现按照集团职责的管理体系落地。

（灵活的集团管控方式）

08.多业务跨国协同

满足多国办公习惯、政策法规

1）邮件协同管理，有痕迹可存档

泛微的工作流程集成Outlook邮箱服务，流程表单的内容通过邮箱正文发送给相关领导进行审批。审批过程中，审批人填写的意见，反写到泛微的流程表单中进行存档，有助于日后归档、审计，并且同时满足海外、国内办公常用习惯和模式。

2）境内境外差旅统一管理结算

通过在OA中维护管理不同国家地区城市的住宿标准、就餐杂费交通补贴等，并且推送至境内境外的商旅平台，在酒店预订时能够智能进行控制，便于差旅报销时补贴的校验。

同时，外币金额智能转成本币金额传给商旅平台，减少了人工计算的工作量。实现海内外差旅业务管理标准化。

3）国际化的合规、风险库体系建设

各个国家地区、各省市、州县相关政策法规不同，各地民俗、风土人情也各异，系统构建了多个维度的额外风险库和关键词库、条款库。

针对不同区域做出风险提示，例如收款要求、离岛岸要求、包装要求要求等等，作为合同签署、项目收款、费用支出等的风险预警指标。

4）合同法务跨国协作，高效合规

泛微通过构建统一标准模板库，不同地区不同模板结构，不同细节条款，不同语言模板快速切换。

（合同模板快速调用）

多国合同都会涉及到多个语言，合同申请单支持多语言表单互译；通过对于业务系统多个主数据的多种语言进行适配，泛微能够实现多个合同语言范本的匹配。

对于合同产品金额，支持跨境交易及多币种管理，支持本位币管理，以防止汇差造成的合同问题。

泛微合同管理系统能够集成O365/SharePoint，业务、法务团队实现线上协同编辑合同文本。

合同起草阶段和提交后，自动根据系统内的合规风险库进行合规审查。审批通过后，通过调用系统中的国内和国外的电子签章软件（例如DocuSign），海内外业务能够在一个平台上完成电子签署。

5）境内境外供应商一体化管理

泛微建立供应商信息库，自动收集相对方背景、征信、合规、资信等信息，并且与其他业务系统集成，自动同步主数据，方便发起采购时统一引用。

通过集成境外企业信息查询平台(例如邓白氏)，自动获取海外实体的运营、管理层、股权穿透、财务状况、客户信用等信息；减少合规审核人工工作量。

价值总结​

泛微数字化办公平台，帮助全球化、国际化大型集团统一办公平台，通过低代码灵活设置多语言、多币种、多时区、多日历等办公需求；并且通过数字化流程+集成，让跨国企业日常业务处理更协同，让管理更易复制落地，让员工体验更优！