使用正确的技术和项目管理工具来定义项目范围

根据 PMI 的统计，34% 的项目会出现范围蔓延：悄悄增加超出范围的活动，威胁到利润空间、项目成功率和客户满意度。

预防和控制范围蔓延的方法之一，是首先明确界定项目范围。

项目范围是项目规划、资源调度和变更管理的重要步骤。然而，在匆忙交付项目和实现收入的过程中，许多项目管理人员忽略了创建项目范围。

项目范围怎么定义？

项目范围类似于护城河，里面包含了所有重要的东西，并将不速之客拒之门外。作为项目经理，你要决定哪些东西被包括在内，哪些东西被挡在外面。

用项目管理术语来说，项目范围描述了与项目相关的具体目标、交付成果、成本、限制和假设。你可以通过咨询项目中所有相关的利益相关者来确定项目范围，并将其记录在项目范围说明书中，详细说明项目将交付的具体内容。

确定了项目范围后，就可以用它来监控项目的进度，防止出现范围蔓延、偏差和临时变更等陷阱。项目范围也是创建项目路线图、资源调度等的基础。

如何确定项目范围？

步骤 1. 了解项目目标

项目范围的确定始于了解项目的目标和目的，需全面了解客户和项目要实现的目标。为此，需要与利益相关者明确目的和预期成果。

步骤 2. 确定项目利益相关者

制定一份参与项目或受项目影响的主要利益相关者名单，主要是客户、交付团队和高级管理层（可能还有更多）。

项目是否由外部资助？客户是否有合作伙伴也为项目的成功进行了投资？获得所有利益相关者的意见，以便准确定义项目范围。

步骤 3. 召开会议和/或研讨会

启动会议将利益相关者聚集在一起，正式启动项目并开始工作。这样的会议是你了解项目目标和利益相关者期望的机会。

如果项目比较大型、复杂且利益相关者较多，可能需要多次会议或举办研讨会。研讨会可以帮助确定潜在的项目组成部分、风险和限制，从而进行更全面的需求分析和理解。

步骤 4. 制定项目范围说明书

经过利益相关者会议后，对项目范围应该会有一个很好的了解。这时应该记录下来：制定一份项目范围说明书，其中包括项目交付成果、目标、限制、假设、验收标准和任何其他相关信息。

此项目范围文档可作为所有项目利益相关者的参考，并提供项目边界的清晰概览。它将有助于你今后的范围管理。因此，尽管现在看起来很浪费时间，但当它帮助你阻止超出范围的新增内容时，就能大大节省时间。

在项目范围内，考虑包含工作分解结构（WBS）。这种分层图将任务和可交付成果可视化，让人详细了解项目的实际内容。

此外，还要花时间定义范围内和范围外的要素。明确解释项目中不包括的内容，以避免进一步的误解和假设。

步骤 5：与利益相关者沟通

与所有利益相关者分享项目范围说明书。考虑召开一次会议来讨论项目范围，让每个人都有机会提出问题或提交修改意见。

重要的是，确保每个人都知道如果出现超出范围的情况该怎么办。

例如，客户需要了解变更管理流程以及联系人；如果团队成员收到变更请求，需要知道如何记录和处理这些请求。

步骤 6：监控和管理项目范围

有了清晰阐述的项目范围说明书，就可以在整个项目生命周期内对项目范围进行管理。

根据商定的范围、时间表和预算来审查项目，确保不会发生范围蔓延或偏差。

定期与利益相关者和项目团队一起审查项目范围，以便随着项目的发展做出需要的调整。

项目范围确定的实践提示

以下有项目范围确定的一些实践提示，可帮助项目经理更好控制蔓延并交付令人羡慕的目标项目。

● 从一开始就确定项目范围

如果想避免项目后期的陷阱，比如范围蔓延、进度滑坡、资源利用率不达标以及客户不满意，那么确定项目范围就是你首先要做的事情之一。

● 参与范围管理

仅仅确定项目范围和编写项目范围说明是不够的。在整个项目生命周期中，都应该检查自己是否遵守了项目范围——这就是项目范围管理。定期范围审查有助于发现偏差，及时解决问题，并对任何调整做出深思熟虑的决策。

项目范围说明书是管理项目范围的众多工具之一，可用来跟踪项目进度、监控任何问题并在出现偏差时纠正方向。这将使项目保持在预算和进度范围内，同时意味着更好的利润率、满意的客户和良好的声誉。

● 使用正确的技术和工具

范围定义和项目进度安排的有用工具，如现代项目管理工具8Manage PM，其功能包括：

● 全面的需求分析，以确定需求和期望
● 工作分解结构（WBS），记录项目的必要组成部分
● 里程碑图，用于建立和监控项目中的关键检查点
● 正式的变更控制流程，用于考虑超出范围的活动
● 动态资源管理，分配和优化资源
● 根据计划和预算监控实时监控进度，识别范围偏差

此外，8Manage PM项目管理工具还提供实时显示组件功能以有效地显示和分析所有需求管理的信息。通过协作和实时更新，8Manage PM项目管理工具使团队能及时管理风险并解决项目过程中可能出现的问题，最终有助于推动项目在定义的范围内、在预算内按时完成。