手工数据采集耗时耗力?Smartbi数据填报实现数据收集分析自动化
企业在日常经营管理过程中,往往需要收集很多内外部的信息,清洗整理后再进行存储、分析、呈现、决策支持等各种作业,如何高效收集结构化数据是企业管理者经常要面对的问题。传统手工的数据采集方式不仅耗费了大量人力时间成本,还容易产生数据质量低下、数据安全无法管控的问题,用户也无法敏捷分析数据,具体表现在:
难道就没有既简单、又快捷的数据收集方式了吗?当然有!企业可以通过Smartbi的电子表格软件开发填报报表来实现数据的填报收集。
电子表格软件是一个能在Excel/WPS界面上进行填报报表开发的产品,节省了学习和使用成本,还可满足多场景的在线数据填报需求,如表单回写、清单回写、调查报告、Excel数据批量导入等,同时提供完备的流程机制,支持会签及分支的流程审批,支持多人填报。下面我们将从开发填报报表、数据填报、数据审核、数据分析流程的角度来讲述Smartbi是如何实现数据收集到分析自动化的。
高效开发填报报表
报表开发人员首先要创建一个填报报表分享给填报人员,这样他们才可以在网页上填写数据。
创建一个填报报表主要包括下面四个步骤:
第一步:报表设计,“真Excel”设计报表样式
电子表格把Excel/WPS作为报表设计器,在熟悉的界面进行报表的开发,Excel的样式、公式函数、图形、还有模板等能力都可以直接沿用,节省了学习成本。
第二步:填报属性,设置单元格的填报属性
电子表格提供数字、文本、日期、文件、控件(文本框、下拉框、日期等)等多种编辑器方式供用户关联使用,满足不同的编辑方式。比如对于产品种类,我们可以以下拉框的方式预设值方便填报人员选择。
如果你担心提交的数据会自动入库,当数据不规范时,后续整理汇总很麻烦。这时你可以通过校验来保证填报数据的规范性,比如设置满足范围或某个精度的数字才能入库,特殊数据如身份证、手机号、邮箱等符合格式输入正确才能入库,通过校验可以提高数据质量。
第三步:回写规则,单元格与数据库表关联绑定,实现自动入库
通过回写规则设置实现Excel单元格与数据库表的关联关系,这样用户在进行填报的同时会将数据上传至数据库。回写规则是通过可视化界面设置关联关系,可以智能匹配,也可以手动绑定。同一张报表支持设置填报到不同的数据库中,也可以设置填报是更新还是插入的方式。
第四步:多级且精细化权限设置,保障数据安全电子表格软件作为一个成熟的产品,可以提供非常完善的安全管理和控制。不仅支持多级安全用户管理,根据组织机构级别赋予其不同的资源、操作、数据等的管理权限;还提供数据行/列/sheet页/单元格/界面控件级别的精细化权限控制,实现同一种报表多人分层填报。
在整个报表开发过程中,我们都可以通过预览功能查看效果,以便及时调整问题。
便捷进行数据填报
数据填报页面开发者开发完一张填报模板后,将填报模板链接分享给填报人员,填报人员就可以直接在PC网页上/或是移动设备上填写数据,成功后数据会自动入库。
图:PC端网页填报
如果填报数据不满足开发者设置了数据提交格式要求时,数据就不会成功提交,系统也会进行提醒,以便提交正确的数据。
如果想分享报表链接给其他用户时,不仅受到前面多级权限和报表精细粒度权限的控制,同时还会受到分享功能本身如访问范围、对象、日期等的控制。
灵活实现数据审核
如果你有审核的需求,需要涉及多个部门和人员配合,可以使用电子表格的流程审核功能。它提供完备的流程机制,通过自定义审批流程,把数据填报和审批流程统一串联起来,实现灵活审批及数据的动态流转,解决复杂数据上报情况下周期长,不好跟踪的问题。
敏捷实现数据分析
如果你是定期去收集数据,然后汇总数据生成固定报表,就可以使用Smartbi电子表格制作展现报表,把单元格和回写库的字段进行绑定,只要填报人员回写数据,展现报表数据就会自动更新,轻松实现自动化,领导或是相关人员也可以及时看到最新的数据。
可见,Smartbi电子表格在Excel/WPS上就可以高效开发报表,轻松应对中国式复杂报表的场景,不仅能制作多源报表、分片报表、套打报表、分组报表等各种格式复杂的报表,可以解决传统数据收集的问题,通过线上填报的方式便捷快速地收集数据、敏捷地分析数据。
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